Aktualności
Case study: jak zmniejszyć zużycie ręczników papierowych. Firma sprzątająca odzyskała rentowność kontraktu dzięki zmianie podajników
Dziesięć kartonów ręczników papierowych miesięcznie i koszty, które zaczynały podważać opłacalność kontraktu. Firma sprzątająca wiedziała, że samo szukanie tańszego produktu nie rozwiąże jej problemu. Przyczyna kłopotów leżała gdzie indziej.
Flesz zaproponował zmianę sposobu dozowania ręczników. Efekt? Według szacunków koszty spadły o około 10–20 procent.
Ten przypadek pokazuje jednak coś więcej: wybór podajnika może na lata przesądzić nie tylko o poziomie zużycia, lecz także o dostępności wkładów, wygodzie użytkowników i realnych kosztach utrzymania higieny w obiekcie.
Sytuacja wyjściowa klienta: ręczniki w ryczałcie
Do Flesz zgłosiła się firma sprzątająca, która wygrała przetarg na obsługę nowego obiektu. Zakres kontraktu obejmował nie tylko wykonywanie usług porządkowych, lecz także zapewnienie i regularne uzupełnianie środków higienicznych, w tym papieru toaletowego oraz ręczników papierowych.
Materiały te były rozliczane ryczałtowo. Firma sprzątająca otrzymywała więc ustaloną kwotę za obsługę higieniczną obiektu, niezależnie od tego, ile produktów rzeczywiście zużywali jego użytkownicy. Przed rozpoczęciem współpracy należało oszacować przewidywane zapotrzebowanie i uwzględnić je w cenie usługi.
Taki model może być korzystny, o ile faktyczne zużycie mieści się w przyjętych założeniach. Każdy dodatkowy karton ręczników kupowany ponad plan jest jednak finansowany przez wykonawcę i zmniejsza jego zyski.
Ręcznik papierowy STRONG do podajnik Auto 20,5/40 Celuloza 140 2w 6szt
w magazynie
127,77 zł brutto, 103,88 zł netto
Ręcznik papierowy do podajnika AUTO 21/38 Celuloza 140m 2w 6szt
w magazynie
127,77 zł brutto, 103,88 zł netto
Zestaw Promocyjny Ręcznik Auto 140m 4x6szt+ Podajnik Auto GRATIS
w magazynie
Pierwotna cena wynosiła: 754,43 zł.410,03 złAktualna cena wynosi: 410,03 zł. brutto, 333,36 zł nettoPoprzednia najniższa cena: 410,03 zł.
Ręcznik papierowy do podajnika AUTO Qualita 20,5/40 celu 140m 2w 6 szt
w magazynie
127,77 zł brutto, 103,88 zł nettoProblem: koszty ręczników obniżały rentowność kontraktu
Po rozpoczęciu realizacji kontraktu szybko okazało się, że ręczniki papierowe znikają znacznie szybciej, niż przewidywano. Miesięczne zużycie sięgało około dziesięciu kartonów i wyraźnie przekraczało poziom uwzględniony w pierwotnej kalkulacji.
Dodatkowe wydatki zaczęły istotnie obciążać budżet przeznaczony na obsługę obiektu. Kontrakt, który zgodnie z założeniami miał być rentowny, z każdym miesiącem przynosił firmie sprzątającej coraz mniejszą marżę.
Klient nie chciał jednak obniżać standardu higieny ani ograniczać dostępności ręczników dla użytkowników. Potrzebował rozwiązania, które pozwoliłoby poprawić sytuację bez pogorszenia komfortu korzystania z łazienek.
Z tym problemem zwrócił się do doradcy Flesza.
Ręczniki składane V QUALITA celuloza 2w 3200
w magazynie
87,27 zł brutto, 70,95 zł netto
Ręczniki składane V QUALITA makulatura białe 1w 4000
w magazynie
101,48 zł brutto, 82,50 zł netto
Diagnoza na miejscu: problemem był sposób dozowania
Przedstawiciel Flesza przyjechał do obiektu, aby zobaczyć, jak ręczniki są używane w praktyce. Dopiero obserwacja podajników i zachowania użytkowników pozwoliła właściwie ocenić źródło problemu.
Okazało się, że wysokie koszty nie wynikały wyłącznie z ceny ręczników dotychczasowego dostawcy. Chodziło głównie o to, że stosowane podajniki do ręczników nie pozwalały kontrolować liczby pobieranych listków. Użytkownicy często wyciągali po kilka ręczników jednocześnie, a gdy w podajniku pozostawało ich niewiele, zdarzało się, że kolejne wypadały całymi garściami, nierzadko bezpośrednio do kosza.
Samo zastosowanie tańszego wkładu nie rozwiązałoby więc problemu. Ręczniki nadal byłyby pobierane w nadmiernej ilości, a część produktu wciąż trafiałaby – niewykorzystana – do odpadów.
Rozwiązanie: podajnik dozujący pojedyncze listki
Flesz zaproponował zastąpienie dotychczasowych urządzeń podajnikiem automatycznym, który wydaje ręczniki pojedynczo. Z podajnika wystaje jeden płaski listek, gotowy do pobrania, a kolejny pojawia się dopiero po jego wyciągnięciu.
W odróżnieniu od ręczników składanych typu ZZ nowe rozwiązanie ograniczało ryzyko przypadkowego wyciągnięcia kilku listków jednocześnie. Zapobiegało także wypadaniu większej liczby ręczników, gdy w urządzeniu pozostawało niewiele wkładów.
Zmiana miała więc uderzyć bezpośrednio w główne źródło strat: niekontrolowane pobieranie i marnowanie produktu. Jednocześnie użytkownicy nadal otrzymywali łatwy dostęp do ręczników, dlatego ograniczenie zużycia nie wymagało obniżenia standardu higieny ani komfortu korzystania z łazienek.
Podajnik ręczników w roli mini SG.1 biały
Brak w magazynie
71,62 zł brutto, 58,23 zł netto
Zestaw Promocyjny Ręcznik Auto 140m 4x6szt+ Podajnik Auto GRATIS
w magazynie
Pierwotna cena wynosiła: 754,43 zł.410,03 złAktualna cena wynosi: 410,03 zł. brutto, 333,36 zł nettoPoprzednia najniższa cena: 410,03 zł.
Wdrożenie: najpierw test w obiekcie
Flesz nie zaproponował natychmiastowej wymiany wszystkich urządzeń. Najpierw kierownik firmy sprzątającej otrzymał jeden automatyczny podajnik do przetestowania. Następnie wspólnie z przedstawicielem Flesz zaprezentował rozwiązanie użytkownikowi końcowemu obiektu.
Jego akceptacja była istotna, ponieważ to właśnie pracownicy i goście obiektu mieli codziennie korzystać z nowych urządzeń. Użytkownik znał podobne systemy z innych miejsc i pozytywnie ocenił zarówno wygląd podajnika, jak i sposób działania. Zwrócił uwagę, że ręczniki są wydawane pojedynczo, nie wypadają do kosza i można je wygodnie pobierać.
Podajniki zostały udostępnione w ramach współpracy przy zadeklarowanym zakupie określonej ilości ręczników w ustalonym okresie. Firma sprzątająca nie musiała więc ponosić na początku dodatkowych kosztów zakupu urządzeń. Mogła najpierw sprawdzić rozwiązanie w praktyce i ocenić, czy rzeczywiście ogranicza zużycie.
Dopiero po pozytywnej ocenie firmy sprzątającej i użytkownika obiektu system został wdrożony szerzej. W ten sposób decyzję podjęto nie na podstawie samej oferty, lecz po przetestowaniu podajnika w rzeczywistych warunkach.
Sprawdź też: Jaki podajnik na ręczniki papierowe wybrać?
Rezultat: szacunkowo 10–20% niższe koszty
Po wdrożeniu nowego systemu firma sprzątająca ograniczyła zużycie ręczników, a miesięczne wydatki spadły według szacunków o około 10–20% w porównaniu z wcześniejszymi fakturami. Ponieważ materiały higieniczne były objęte ryczałtem, oszczędność bezpośrednio poprawiła rentowność realizowanego kontraktu.
Co ważne zmiana nie odbyła się kosztem użytkowników obiektu. Nowe urządzenia były wygodne i estetyczne, a ręcznik pozostawał łatwo dostępny. Firma sprzątająca ograniczyła wydatki, użytkownik końcowy otrzymał sprawniejszy system.
A wszystko dzięki temu, że Flesz zdiagnozował problem, przetestował rozwiązanie i dostarczył produkty dopasowane do rzeczywistego sposobu korzystania z łazienek.
Szersza perspektywa: podajnik to decyzja na lata
Opisany przypadek pokazuje, że zmiana sposobu dozowania może ograniczyć zużycie ręczników. To jednak tylko jeden z elementów, które należy uwzględnić przy wyborze systemu higienicznego.
Równie ważne jest sprawdzenie:
- jakie wkłady pasują do urządzenia,
- czy są łatwo dostępne
- oraz ile będą kosztowały przez cały okres jego użytkowania.
Nie każdy ręcznik pasuje do każdego urządzenia
Do Flesz zgłaszają się również klienci, którzy nie mogą swobodnie wyciągać ręczników z podajników. W jednym z takich przypadków pracownicy kupowali standardowe wkłady składane i wciskali je do urządzenia, jednak ręczniki zacinały się i trudno było je pobierać.
Po obejrzeniu podajnika okazało się, że został on zaprojektowany do ręczników o innych wymiarach i sposobie składania. Z pozoru różnica była niewielka, ale wystarczyła, aby system nie działał prawidłowo.
W tym przypadku Flesz również zidentyfikował problem, a następnie dostarczył kompatybilny produkt, bez konieczności wymiany całego urządzenia.
Podobne problemy dotyczą papieru toaletowego. Niektóre podajniki do papieru wymagają rolek o dokładnie określonej szerokości, grubości i sposobie rozwijania. Zwykły papier może zmieścić się w obudowie, ale zacinać się, wychodzić całą wstęgą albo nie odrywać w odpowiednim miejscu.
Podajnik papieru toaletowego JUMBO MJ.1 biały
w magazynie
59,06 zł brutto, 48,02 zł netto
Podajnik papieru toaletowego JUMBO J25SJB stal/mat
w magazynie
162,36 zł brutto, 132,00 zł netto
Podajnik papieru toaletowego FEEDPOINT K.9T transparent
w magazynie
100,29 zł brutto, 81,54 zł netto
Zestaw: Papier celuloza 180m 2x12szt + Podajnik FEEDPOINT K.9T GRATIS
w magazynie
Pierwotna cena wynosiła: 343,86 zł.231,24 złAktualna cena wynosi: 231,24 zł. brutto, 188,00 zł nettoPoprzednia najniższa cena: 231,24 zł.
Bezpłatny podajnik może oznaczać drogie wkłady
Cena samego urządzenia nie pokazuje pełnych kosztów systemu. Podajnik montuje się raz, natomiast papier, ręczniki czy mydło trzeba kupować regularnie przez kolejne lata. Z tego powodu nawet urządzenie otrzymane bezpłatnie może okazać się kosztownym rozwiązaniem, jeśli wymaga stosowania drogich lub trudno dostępnych wkładów.
W praktyce różnice cenowe bywają znaczące. Spotykamy się z przypadkami, w których karton oryginalnego papieru kosztuje około 250 zł, podczas gdy odpowiednio dobrany produkt kompatybilny można kupić za około 110 zł. Są to wartości orientacyjne, zależne od rodzaju surowca, długości rolki i parametrów technicznych, ale pokazują, jak duże znaczenie ma analiza kosztów eksploatacji.
Nie chodzi przy tym o wybieranie najtańszego produktu. Ręcznik musi być odpowiednio chłonny i wytrzymały, a papier powinien działać sprawnie w konkretnym mechanizmie. Najdroższy wariant nie zawsze jest jednak potrzebny. Wkład powinien przede wszystkim spełniać swoją funkcję i zapewniać oczekiwany standard przy racjonalnym koszcie.
System warto przeanalizować przed montażem
Największe możliwości optymalizacji pojawiają się jeszcze przed wyposażeniem nowego budynku. Podajniki bywają określane już w projekcie łazienek, a później kupowane razem z pozostałym wyposażeniem. W skali całej inwestycji ich koszt może wydawać się niewielki, dlatego nie zawsze analizuje się cenę materiałów, które użytkownik będzie zamawiał każdego miesiąca.
Flesz współpracuje z wykonawcami i inwestorami, porównując różne systemy, dostępność wkładów oraz ich późniejsze koszty. Jeżeli urządzenia są już zamontowane, firma może natomiast zidentyfikować właściwy format produktu, zaproponować kompatybilny wkład albo ocenić, czy bardziej opłacalna będzie wymiana podajników.
Opisane sytuacje prowadzą do jednego wniosku: przed wyborem systemu nie należy patrzeć wyłącznie na cenę urządzenia lub pojedynczego kartonu. Trzeba uwzględnić rzeczywiste zużycie, sposób dozowania, dostępność produktów i wydatki ponoszone przez kolejne lata.
Korzyści dla wszystkich stron współpracy
Opisane sytuacje, w których znaleźli się klienci Flesza, pokazują, że właściwie dobrany system higieniczny może przynieść korzyści i firmie sprzątającej, i zarządcy obiektu, i użytkownikowi końcowemu.
Firma sprzątająca ograniczyła zużycie ręczników i poprawiła rentowność kontraktu bez obniżania standardu obsługi. Zyskała również pewność, że zastosowane wkłady pasują do podajników i działają prawidłowo, co zmniejsza ryzyko reklamacji, awarii oraz nieprzewidzianych wydatków. Mniejsze zużycie oznaczało niższe koszty, mniej odpadów i rzadszą konieczność uzupełniania podajników. Dobrze dobrany system usprawnił więc zarówno codzienną pracę personelu, jak i zarządzanie higieną w całym obiekcie.
Użytkownik końcowy otrzymał wygodniejszy i estetyczny system, który wydaje ręczniki pojedynczo. W łazienkach ograniczono bałagan oraz sytuacje, w których niewykorzystane listki wypadały bezpośrednio do kosza. Odpowiednio dopasowane wkłady nie zacinały się i można je było łatwo pobierać.
Zarządca obiektu zyskał rozwiązanie, którego koszty można kontrolować w dłuższej perspektywie. Analiza dostępności i cen materiałów eksploatacyjnych chroni przed uzależnieniem od drogich wkładów systemowych.
Wszystko dzięki temu, że Flesz nie ograniczył się do sprzedaży ręczników i podajników. Firma przeanalizowała przyczynę problemu, zaproponowała test, dobrała kompatybilne produkty i pomogła wdrożyć rozwiązanie akceptowane przez wszystkie strony.
Dozownik mydła w płynie S.5 500 ml Biały ABS
w magazynie
39,85 zł brutto, 32,40 zł netto
Dozownik łokciowy płynu dezynfekcyjnego 500ml metalowy (z ramieniem)
w magazynie
237,85 zł brutto, 193,37 zł netto
Dozownik łokciowy płynu dezynfekcyjnego 1000ml (z ramieniem)
w magazynie
170,70 zł brutto, 138,78 zł nettoZanim wybierzesz ręcznik papierowy, skonsultuj system z Flesz
Wysokie koszty ręczników papierowych nie zawsze wynikają z ceny pojedynczego wkładu. Problemem może być podajnik do ręczników, który pozwala wyciągać po kilka listków naraz, niedopasowany format ręcznika, zacinający się mechanizm albo system wymagający drogich i trudno dostępnych materiałów eksploatacyjnych.
Dlatego przed zmianą produktu warto sprawdzić:
- ile ręczników użytkownicy rzeczywiście pobierają;
- czy wkłady nie wypadają z podajnika bez wykorzystania;
- czy format i sposób składania ręcznika odpowiadają urządzeniu;
- czy podajnik nie ogranicza wyboru do jednego rodzaju kosztownych wkładów;
- jakie są rzeczywiste miesięczne koszty użytkowania całego systemu.
Doradca Flesz może przyjechać na obiekt, obejrzeć zamontowane urządzenia i sprawdzić, gdzie powstają straty. Na tej podstawie pomaga dobrać kompatybilne wkłady, porównać koszty dostępnych rozwiązań lub zaproponować zmianę sposobu dozowania.
W razie potrzeby Flesz udostępnia również podajnik do testów, dzięki czemu firma sprzątająca i użytkownik obiektu mogą ocenić jego działanie przed szerszym wdrożeniem. Czasem największe oszczędności przynosi bowiem nie tańszy ręcznik, lecz lepiej dobrany system.
